Aus jedem Gespräch ein Vermerk.
In Minuten fertig, Jahre später auffindbar.

Ja, mit Einwilligung aller Beteiligten. Das unbefugte Aufzeichnen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach § 201 StGB strafbar. Vermerk fragt deshalb vor jeder Aufnahme nach der Einwilligung, dokumentiert sie im Einwilligungsregister und vermerkt sie auf jedem Export. Ohne dokumentierte Einwilligung wird keine Aufnahme hochgeladen.

Audio, Transkripte, Zusammenfassungen und Exporte liegen bei Hetzner in Deutschland und werden vor der Speicherung auf unseren Servern mit AES-256-GCM verschlüsselt: ein zufälliger Schlüssel je Aufnahme, gekapselt durch einen Schlüssel je Kanzlei-Workspace. Entschlüsselt werden sie nur im Arbeitsspeicher unserer Server, solange wir sie verarbeiten, etwa für Transkript und Zusammenfassung oder wenn Sie eine Aufnahme öffnen. Geteilte Vermerke liegen bei uns ebenfalls nur verschlüsselt. Den Schlüssel enthält der Link; damit Sie den Link später erneut senden können, bewahren wir den Schlüssel bis zum Ablauf oder Widerruf mit dem Schlüssel Ihres Workspace verschlüsselt auf. Auf Ihrem eigenen Rechner schützt die Desktop-App ihre Daten über Dateirechte; dort setzen wir aktivierte Festplattenverschlüsselung (FileVault bzw. BitLocker) voraus.

Transkript und Zusammenfassung entstehen bei einem KI-Dienstleister mit Sitz in der EU, unter AV-Vertrag, ohne Speicherung und ohne Training. Alle Dienstleister im Datenpfad nennen wir auf unserer Transparenzseite beim Namen. Im Sovereign-Tarif richten wir die Modelle zum Vertragsstart auf eigener GPU-Infrastruktur in Deutschland ein.

Ja. Die Desktop-App nimmt Mikrofon und Systemaudio direkt auf Ihrem Rechner auf, unabhängig von der Besprechungssoftware. Es tritt kein Bot dem Termin bei, und die Gegenseite muss kein Werkzeug installieren.

Wir suchen gerade die ersten Pilot-Kanzleien, mit denen wir die Anbindung an DATEV DMS einführen, damit Vermerk sich noch nahtloser in den Kanzleialltag einfügt. Wenn Sie dabei sein möchten, schreiben Sie uns an kontakt@vermerk.eu. Bis dahin lässt sich jeder Vermerk als PDF oder Word exportieren und in Ihrer DATEV-Akte ablegen.

Für Gespräche am Besprechungstisch: Das Mikrofon steht in der Mitte und nimmt alle Stimmen im Raum auf. Ein Laptop oder ein anderes Gerät muss dafür nicht auf dem Tisch stehen, Ihr Rechner kann an der Seite bleiben. Zwischen Ihnen und dem Mandanten steht also nichts, und der fertige Vermerk liegt wenige Minuten nach dem Gespräch vor.

Bei jährlicher Zahlung ist ein Mikrofon pro Workspace für die Dauer des Vertrags inklusive: im Premium-Tarif ein Jabra Speak2 55, im Sovereign-Tarif ein Jabra Speak2 75. Weitere Geräte, oder das Mikrofon bei monatlicher Zahlung, kosten 79 € (Speak2 55) bzw. 129 € (Speak2 75) pro Gerät und Jahr, zzgl. MwSt. Die Geräte sind geliehen: Bei einem Defekt tauschen wir sie aus, bei Vertragsende gehen sie an uns zurück.

Ihr Workspace läuft im Free-Tarif weiter, gelöscht wird nichts. Aufnahmen, die älter als 90 Tage sind, werden archiviert: Titel und Datum bleiben sichtbar, die Inhalte öffnen sich nach einem Upgrade wieder. Exportieren Sie deshalb vorher als PDF, DOCX oder Markdown, was Sie außerhalb von Vermerk benötigen. Die Löschung Ihres Workspace veranlassen Sie per E-Mail an kontakt@vermerk.eu oder, wenn Sie das einzige Mitglied sind, in der iOS-App. Gelöschte Aufnahmen werden nach spätestens 30 Tagen endgültig gelöscht (Art. 17 DSGVO).